中检院档案数字化管理系统案例

建设背景：

 

       档案管理信息化建设是传统档案管理模式向现代化发展的重要标志，是实体档案的保管利用向档案资源的数字化存储、网络化服务转变的重要过程，有利于进一步推动档案管理工作的现代化、标准化和网络化服务进程。"中检院档案数字化管理信息系统"（以下简称"档案系统"、"系统"）是依据国家有关档案工作规范，结合中检院档案管理的实践经验进行量身定制开发，建立文件材料、试验数据等归档件的规范化、科学化管理，对形成的具有保存价值的文字、照片、图表、声像等不同种类和载体的档案进行收集、归档、保管和利用的管理信息化系统。
       中检院有26个归档部门，院内采用综合布线，局域网联接到每个部门，目前，中检院的档案管理工作仍采用旧版单机系统结合简单的目录管理，缺少电子化全文归档、网络化应用协作、电子原文服务等覆盖档案全业务的技术手段，档案资源的利用率较低。相对于中检院办公平台的无纸化应用，档案管理的技术手段相对落后，档案资源的利用空间和潜力很大。因此，有必要建设档案系统，实现档案资源高效便捷、网络化和规范化的管理利用。

 

建设成果：
 

 

       改革相对落后的单机版目录管理模式，实现档案资源的网络化全文管理，有效提高档案收集、著录、整理、检索和利用的工作效率；建立档案资源电子化、流程化的信息化管理模式，方便中检院用户在网上检索和阅览档案资料，减少纸质档案磨损，方便和提高档案资源的使用率和利用率。
       以国家档案局最新的《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求规定》等文件为指导依据，结合中检院档案工作的实际工作特点、人员工作习惯和具体要求，做客户化的定制。
       实现中检院档案收集、著录、整理、归档、查询、查借阅、统计分析...等日常管理维护的网络化和流程化，配备完善灵活的用户授权机制和查借阅审批流程，实现面向全院的档案原文网络化的查借阅审批管理。
       档案资源是中检院日常工作的历史记录，通过统一用户体系、权限管理机制和底层应用平台，逐步建立"文档管理一体化"的先进应用模式。

 

经验分享：

 

       档案电子化
       过去的档案管理计算机系统多半是简单的目录检索管理，即用计算机录入卡片式的目录来管理整个庞大的档案资料，然后通过计算机查出档案的目录和物理存放位置，对档案内容的利用则还需查阅纸质文件。本系统则是在目录检索管理的基础上，实现档案的电子化，即工作人员可以在网上直接借阅和阅览档案，减少纸质档案的磨损，方便档案的使用。当然系统的复杂度、存储设计以及对安全的要求等技术指标也会大大提高。

       保证电子档案信息的可读性
       电子档案会有很长时期的保存期限和保存价值的文档，在存储格式上，既要满足好的和灵活的表现形式，还要保证格式与其它软件的兼容性问题，即要保证信息存储的独立性不受具体某一种软件或格式的约束，又能方便地无信息损耗地转化为各种通用的格式，以保证电子档案信息长期保存的可读性。

       兼容性
       系统设计需兼容性好，可扩充性强，模块化设计，可根据用户的特殊需要增加新的功能，提供多种数据转换工具和接口，可随时建立与"办公自动化系统"信息数据的无缝接入。

       安全性
       主要是对电子档案"物理生命"与"信息生命"的保护。保护电子文件的"物理生命"主要是防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤；对电子文件"信息生命"的保护主要是保证电子文件的持续可读性、防电脑病毒、控制网络中电子文件系统的安全、系统备份机制。