山西省商务厅协同办公系统案例

建设背景

 

       近年来，随着电子政务和网络协同办公等应用软件技术的高速发展，"信息及时、管理规范、指挥灵活"对机关实施科学决策管理的重要性日益凸现，电子政务和网络协同办公已发展成现代化机关提高行政效能、加强行政管理、提升部门形象的重要技术手段和发展趋势。通过山西省商务厅协同办公平台项目建设，建立厅机关规范统一、安全可靠、高效便捷、业务完备的电子公文网络化办理和协作应用平台，实现日常公文运转的流程化和自动化管理；基于机关实际办公业务需求，研发部署领导办公子系统、个人事务管理子系统、综合信息管理子系统、短信办公平台等子系统和功能模块，实现行政办公业务的综合管理、信息共享、互动交流和业务协同。
       目前，山西省商务厅的行政管理、公文运转、文件信息资料处理等日常综合性办公业务工作，尚停留在手工管理阶段，与山西省商务厅承担的业务量规模和行政效能要求极不相称，有必要通过建立一套"流程规范、权责明晰、操作简便、安全高效"的协同办公系统，实现厅内综合办公业务的网络化、信息化，为全厅工作人员的日常办公提供有力的技术支持手段。
       本次项目建设工作，要求实现山西省商务厅行政办公工作中较为迫切的业务需求，主要如下：
       规范流程、服务领导、辅助管理。将各项日常办公管理制度、细则等固化在应用程序中，借助应用软件技术辅助处理单位的日常办公、文件运转及督查督办等工作，将相关行政管理工作条理化、制度化、规范化。减少个人主观因素对工作的影响，实现机关日常行政管理工作的量化。
       综合信息数据服务。利用信息化手段、以主动服务的方式为厅内各级领导及工作人员提供安全、及时、准确、全面的信息服务。加强各处室协同工作能力，促进信息共享、综合信息数据服务、辅助领导决策服务和监督问效机制。
3. 改善传统手工办公模式，切实减轻重复繁杂的手工工作量，使机关工作人员能专注于业务本身和工作质量提高，有效提高工作效率和行政效能，提升机关形象、降低行政管理成本。

 

建设成果

 

       山西省商务厅协同办公平台建设成果包括：收文管理、发文管理、签报管理、文件数据交互、督查督办、信息采编、内网门户、电子签章、即时通讯、领导活动安排、事务请示、工作交办、工作日志、综合信息、期刊管理、文件资料柜、值班管理、商务动态、大事记、上网信息、新闻图像、个人日程、通知公告、即时通讯、短信平台等子系统。移动办公系统包括：安全登录、移动门户、公文办理、检查检索等功能，实现了PC端和移动端的数据交互基于统一的数据库内，确保数据实时同步。满足厅机关27个处室和13个厅属单位的200多名工作人员日常办公需要、界面友好、人性化操作的一个完整办公系统。自系统上线至今运行较为平稳，目前系统已累计运行文件信息数据十万余条，基本满足委内办公人员日常办公需要，提高了工作效率。
       

       建立厅内"一站式"协同办公平台
       按山西省商务厅既定的业务管理流程规范，开发部署基于厅机关内网的综合办公业务协同平台；包括公文管理系统、领导办公子系统、个人事务管理子系统、短信办公平台、电子签章管理等关联系统，提供厅内用户"一站式"的网络化协同应用和规范统一办公业务处理平台，实现办公事务、电子公文、信息数据的高效协作和安全共享。

       建立业务完备的公文办理平台
       研发部署公文管理系统，通过配套实施收文管理（含两会提案）、发文管理、签报管理、文件督查办、电子签章、在线编辑、痕迹保留、文件预归档、查询统计、配置管理、流程记录等多项辅助管理功能和技术手段，建立厅内规范统一、安全可靠、高效便捷、业务完备的电子公文网络化办理和协作应用平台。

       建立完善实用的综合信息管理平台
       基于山西省商务厅实际办公业务需求，研发部署综合信息管理子系统，通过配套实施信息审核审批流程、信息管理平台、信息应用平台等子系统和功能模块，实现综合管理、信息共享、互动交流和业务协同。

 

经验分享

 

       规范工作、强化制度执行。将各项日常办公管理制度、细则等固化在软件平台中，借助信息技术辅助机关目标责任制工作管理、电子公文管理、电子签章管理...等，将行政管理制度"软件化"、"无纸化"，真正实现"以制度管人"。
       实时响应、主动服务领导。将机关领导关心的重要事项、政务信息公开、业务数据等，结合领导在岗、外出、会议、向上级汇报...等不同的应用场景，用图表简报、事项提醒等直观的展现方式，实时汇总并自动推送，改变领导"时时查问、不催不动"的被动局面为主动服务，减轻领导工作负担。
        改变传统手工办公模式，响应要件/急件办理。网络化协同、流程化管理和省政务大厅政务实时数据无缝结合的新型办公模式，提供机关工作人员快速响应急件、要件的可靠技术手段，切实提高行政效能。
        双网协同，提供一站式便利办公环境。委内网和基于VPN安全设备的移动互联网，双网协同、互为补充，实现机关工作人员一个账号、多种终端、随时随地接入的一站式便利办公环境。
        文件检索、痕迹保留、明晰权责。提供便捷、准确、全面的电子文件和信息资料的检索服务；通过对文件办理全过程的自动记录、痕迹保留，加强机关各部门的协同工作能力，促进信息共享、明确权责，建立绩效考核的技术基础。
        采用集中部署模式，实现用户端的零部署；实现系统模块的可分布部署，部署的物理服务器或虚拟化环境可根据业务需要灵活扩展，通过配置话管理（规则和参数设置等）技术，保证系统及时响应业务模式的发展变化。
        个性化定制，结合阳泉市财政局自身业务特点，设计不同展示页面，提供多套业务应用主题，工作流引擎可根据局机关不同的业务流程进行灵活定制，智能表单设计器提供对工作表单格式进行灵活定制，统一的待办事项提醒实现各种应用系统待办任务信息的整合，为用户提供统一待办任务列表信息、待办数量、快捷办理入口。
        充分考虑用户体验，尊重用户的使用习惯，注重应用的可操作性，内容的易读性，采用人性化设计，智能化设计，无培训模式设计，降低用户应用的成本低。